I dagarna är det dags för årets klubbträffshelg men redan nu kan ni, som vill arrangera nästa års klubbträff på eran ort, börja sondera terrängen för en klubbträff. Det är viktigt att det finns utförlig information om lokaler, matkostnader, teknik m.m. och kostnadsförslag för dessa. Ju mer information som finns desto lättare är det för styrelsen att fatta beslut om var klubbträffen skall vara nästa år. Ta gärna med fler alternativa lokaler i ansökan om sådana finns.
Arbetsgång för klubbträffsansökan.
Skicka in ansökningsblanketten med offerter eller bra uppskattningar av kostnaderna via mail till arrangemangsansvarig@melodifestivalklubben.se senast den 6 januari 2019. Här behöver inte alla kostnader och förutsättningar vara preciserade utan det viktiga är att styrelsen får en bra bild av de organisatoriska förutsättningarna, visionerna och hur stor kostnaden kan tänkas bli totalt.
Sen beslutar styrelsen på sitt första IRL-möte i januari vilka som kommer att få arbeta vidare med sina ansökningar. Dessa får sen komma in med kompletterande material och slutgiltiga offerter.
Under våren 2019 tar styrelsen slutgiltigt beslut om var klubbträffen skall hållas och presenterar orten för medlemmarna.
Efter detta gör kassör och arrangemangsansvarig ett budgetförslag utifrån underlaget i eran ansökan och styrelsen godkänner sen budgeten.
Arrangemangsansvarig arbetar vidare med klubbträffsgruppan och informerar kontinuerligt styrelsen. Arrangemangsansvarig har det övergripande ansvaret för arrangemanget och budgeten.
Observera när det gäller förslag och önskan kring artister och DJ som man vill skall uppträda görs detta i samråd med arrangemangsansvarig och att det i slutändan är artistansvarig och arrangemangsansvarig som tar beslut. Ju tidigare man lämnar in önskemål om artister och ju fler önskemål man har desto större är möjligheten för artistansvarig att engagera någon av dessa. Kontakten med artistansvarig Stefan Eriksson och artister får endast ske genom arrangemangsansvarig för att ge artistansvarig arbetsro.
Inga ekonomiska överenskommelser får ingås med samarbetsparter förrän styrelsen eller arrangemangsansvarig har godkänt dessa.
Hur en klubbträff brukar se ut.
Klubbträffen hålls någon gång fr.o.m. sista helgen i september t.o.m. tredje helgen i oktober.
På fredagkvällen har vi en Round-Up som är ett tillfälle för medlemmarna att umgås. Oftast har vi en visning (kan med fördel förkortas) av årets ESC. Här är det en fördel om lokalen kan delas upp så att de som vill prata och umgås kan göra detta utan att störa de som vill se bidragen. Klubben bidrar endast med lokalkostnaden i denna aktivitet men annars är det den ansökande gruppen som har ganska fria händer att utforma Round-Up-en med quiz, egna uppträdanden eller liknande.
På lördagen så äger årsmötet rum och då behövs en konferenslokal med projektor och ljudanläggning för tal. Klubbträffsfesten brukar starta kl 18:00 el. 19:00 beroende på om alkoholtillståndet gäller till kl 2:00 el. 3:00. Festen börjar med middag och under eller efter middagen uppträder artisterna och kvällen avslutas med DJ och dans.
Man kan ha en lokal där alla aktiviteter äger rum eller olika lokaler för de olika aktiviteterna, dock är det viktigt att artisterna får tid och möjlighet att soundchecka utan att gästerna märker något då artisterna av tradition är hemliga fram till uppträdandet.
Ansökan
Ansökningsblankett hittar du här: https://melodifestivalklubben.se/download/blankett-klubbtraffsansokan-2019/
Glöm inte att skicka med uppskattning av kostnader enligt ovan.
Sista ansökningsdag är söndagen den 6 januari och ansökan skickas till arrangemangsansvarig@melodifestivalklubben.se.
