Ja nu är det åter dags att börja titta och planera framåt mot klubbens höstupplevelse nästa år, Årsmöte, Klubbträff och RoundUp!
Senast den 7/2 vill arrangemangsansvarig ha in intresseanmälningar från de som vill arrangera Klubbträff 2016.
I första steget i urvalsprocessen vill arrangemangsansvarig få in en ansökning som svarar på de punkter nedan från de orter som vill arrangera klubbträff 2016.
Styrelsen kommer därefter att göra en bedömning av vilka orter som har organisatoriska och ekonomiska förutsättningar att klara av en klubbträff, de orterna går vidare till steg 2.
I steg 1 behövs ingen konkret budget men däremot ett bra faktaunderlag där man har tagit reda på kostnadernas storlek.
Ju tydligare information, desto lättare är det för styrelsen att se kostnader, er vision av årsmöte, klubbträff och RoundUp och ta beslut.
De frågor styrelsen vill ha svar på i intresseanmälan i steg 1 är följande:
1. Vilka är beredda att jobba med att arrangera klubbträffen? (Här är det av stor vikt att man skapat/pratat ihop en arbetsgrupp och tillfrågat de som skall vara med)
2. Vilken lokal är aktuell för klubbträff och årsmöte?
Kort beskrivning av lokalen, vilken kapacitet d.v.s. hur många personer tar lokalen. Har lokalen projektor, ljudanläggning, WiFi etc.
3. Vilka datum finns lokalen tillgänglig under perioden sista helgen i september till och med tredje helgen i oktober? (Lokalen skall kunna vara tillgänglig från klockan 10.00 lördag till 03.00)
4. Kolla upp priser. Får gärna ge svar på…lokal, teknik, personal kostnad,ev. vakt, utökad tillstånd för kunna vara där till klockan 03.00, mat, dryck, (1 glas bubbel, 1 glas vin/öl/ alkoholfritt, kaffe för 120 personer. Tala gärna om det är buffé/ servering, 2 eller 3 rätters. (Meny skall inte ges i Steg 1)
Ta gärna offerter de behöver inte vara helt klara men skall ge en bra uppfattning av hur mycket kostnaderna blir så att budget kan fastslås i Steg 2.
5. Finns det möjlighet till vettig scenlösning och loger(t.ex. scenyta, teknik, ombyte m.m.) för artisterna?
6. Hur ser boendemöjligheterna på orten ut?
7.Hur fungerar kommunikationerna till och från orten/lokalen?
8. Kan man anordna fredagens RoundUp i ovannämnda lokal eller finns annan lokal. (Om det är annan lokal tala om kostnad för denna lokal och var denna lokal finns på orten)
I många fall behövs endast övergripande svar. Skulle exempelvis Stockholm söka är ju boendemöjligheter och kommunikationer välkända. Skulle däremot en liten ort söka behövs en mer omfattande beskrivning. Allt för att styrelsen ska få ett så bra beslutsunderlag som möjligt.
Utifrån ansökningarna i steg 1 beslutar styrelsen vilka av de inlämnade koncepten bedöms som genomförbara och kan gå vidare till steg 2. I steg 2 skall man arbeta vidare på de frågetecken som finns kvar och att få fram en slutlig offert.
Utifrån erfarenheter från senare år kommer styrelsen att lägga stor vikt vid att man formerat en arbetsgrupp i enlighet med punkt 1 i steg 1 och att styrelsen har bra uppfattning av kostnaderna. I
Under mars månad beslutar styrelsen om var klubbträffen kommer att förläggas.
Observera när det gäller förslag och önskan kring artister som man vill skall uppträda görs i samråd med arrangemangsansvarig och att det i slutändan är artistansvarig och arrangemangsansvarig som tar beslut. Kontakten med artistansvarig Stefan Eriksson och artister får endast ske genom arrangemangsansvarig.
Intresseanmälan skickas till arrangemangsansvarig Karoline Öjbro på arrangemangsansvarig@melodifestivalklubben.se senast den 7/2 2016
Arrangemangsansvarig kan också svara på frågor om ansökan.
Karoline Öjbro, Arrangemangsansvarig
