Med årets klubbfest i Vimmerby i färskt minne, är det dags att vända blicken mot 2020. Ni som vill arrangera nästa års klubbträff kan börja sondera terrängen där ni bor. Viktigt att tänka på: lämpliga lokaler, matkostnader, teknik m.m. och kostnadsförslag för dessa. Även förslag till boende om festen blir på mindre ort. Ju mer information som finns desto lättare blir det för styrelsen att fatta beslut om var klubbträffen ska hållas nästa år. Ta gärna med fler alternativa lokaler i ansökan om möjligt.
Arbetsgång för klubbträffsansökan.
Skicka in ansökningsblanketten med offerter eller bra uppskattningar av kostnaderna via mail till eventansvarig@melodifestivalklubben.se senast den 6 januari 2020. Här behöver inte alla kostnader och förutsättningar vara preciserade utan det viktiga är att styrelsen får en bra bild av de organisatoriska förutsättningarna, visionerna och hur stor kostnaden kan tänkas bli totalt. Framförallt så mycket information om lokal (eller lokalerna) som möjligt.
Därefter beslutar styrelsen på sitt första IRL-möte i februari vilka som kommer att få arbeta vidare med sina ansökningar. Dessa får sen komma in med kompletterande material och slutgiltiga offerter.
Under våren 2020 tar styrelsen slutgiltigt beslut om var klubbträffen ska äga rum och presenterar orten för medlemmarna.
Efter detta gör kassör och eventansvarig ett budgetförslag utifrån underlaget i eran ansökan och styrelsen godkänner sen budgeten.
Eventansvarig arbetar vidare med den lokala klubbträffsgruppen och informerar kontinuerligt styrelsen. Eventansvarig har det övergripande ansvaret för arrangemanget och budgeten.
Observera när det gäller förslag och önskan kring artister och DJ som man vill skall uppträda görs detta i samråd med arrangemangsansvarig och att det i slutändan är artistansvarig och arrangemangsansvarig som tar beslut. Ju tidigare man lämnar in önskemål om artister och ju fler önskemål man har desto större är möjligheten för artistansvarig att engagera någon av dessa. Kontakten med artistansvarig Stefan Eriksson och artister får endast ske genom arrangemangsansvarig för att ge artistansvarig arbetsro.
Inga ekonomiska överenskommelser får ingås med samarbetsparter förrän styrelsen eller arrangemangsansvarig har godkänt dessa.
Hur en klubbträff brukar se ut
Klubbträffen hålls någon gång fr.o.m. sista helgen i september t.o.m. tredje helgen i oktober.
På fredagkvällen har vi en Round-Up som är ett tillfälle för medlemmarna att umgås. Vi har ofta haft visningar av årets ESC men den ansökande grupp har fria händer att utforma kvällen som den vill, t ex quiz, egna uppträdanden osv. Här är det en fördel om lokalen kan delas upp så att de som vill prata och umgås kan göra detta utan att störa dem som vill delta i den planerade aktiviteten. Klubben bidrar med lokalkostnaden för denna aktivitet.
På lördagen så äger årsmötet rum och då behövs en konferenslokal med projektor och ljudanläggning för tal. Klubbträffsfesten brukar starta kl 18:00 el. 19:00 beroende på om alkoholtillståndet gäller till kl 2:00 el. 3:00. Festen börjar med middag och under eller efter middagen uppträder artister och kvällen avslutas med DJ och dans.
Man kan ha en lokal där alla aktiviteter äger rum eller olika lokaler för de olika aktiviteterna, dock är det viktigt att artisterna får tid och möjlighet att soundchecka utan att gästerna märker något då artisterna av tradition är hemliga fram till uppträdandet.
Ansökan gör du här
Glöm inte att skicka med uppskattning av kostnader enligt ovan.
Sista ansökningsdag är söndagen den 6 januari och ansökan skickas till eventansvarig@melodifestivalklubben.se.
